導入前の課題

共有フォルダで何度も上書きされる「Excel見積書」、アナログ作業はナンセンスだ

－ 見積Richを導入される前のご状況をお聞かせください。

見積Richの導入となるまでは、Excelベースで見積を作成していました。しかし、Excelの見積ファイルは、サーバーの共有フォルダに置いて使っていたため、何度も上書きなどしているうちに、先祖返りなどしてしまうことがありました。
また、見積内容が変わる度に何度も修正したものを渡し直さないといけないという状況があり、煩雑なことになっていました。このようなアナログ作業はナンセンスだということで、Webで使えるASPサービスを探すことになりました。

導入の経緯

シンプルな見積作成のASPを探した結果、それが『見積Rich』だった。

－ Webで使えるASPサービスを探す中で見積Richを選ばれたポイントは何でしたでしょうか？

自分たちが求めるちょうど良い機能を備えたASPというのが無く、あるのは「ものすごい細かいところまで出来るASP」か「けっこう簡略化されたASP」かのどちらかでした。ただ、ものすごい細かいものは使えないという判断で簡略化された方から選んだ中で、見積Richをテストから使ってみようとなりました。見積Richは、金額面でテストから始めるのに手頃でした。

－ テストから事業部全体へはどのように拡がっていきましたか？

まず１ユーザー契約を自分で始めてみて、最初に使うことになるメンバーに説明し、良いんじゃないかということで複数ユーザープランへ変更し、最初は事業部の中の一部のチームで取り入れて使っていましたが、社内ルールの変化で見積等々を出すようになったのと、検収書などを作りたいということなどを合わせてやりたいということで、今では事業部全体に展開することになりました。

－ 社内での運用のルールや教育などはどのようにされていたのでしょうか？

運用上のルールというのは特に無く、承認者を設定していたので、そこを通して見積を出すというルールがある程度です。
また、使い方については、基本的にはマニュアルを見てもらっています。また、私が結構細かく使い方を知っているので、分からないことがあれば、私に問い合わせが来る形になっています。

導入後の効果

Excelの頃の煩雑さやファイルの紛失は無くなりました。集計がもう少し改善されれば・・・

－ 導入後、御社の課題はどのように改善されましたでしょうか。

今の運用状況を見ていますと、月毎にどういう案件があるみたいな面で、事前の見積などで使っているわけですが、その使い方や見積の承認、そして提出まで特段問題無く運用出来ており、Excelで運用していた頃の、送ったり更新したりという煩雑さやファイルの紛失という課題は無くなりましたので良かったと思います。

ただ、各チームで使う側面で私が感じたのは、それぞれのチームで1ヶ月にどんな案件がいくらぐらいあるのかを確認できて、それを他のチームや上長と共有できるようになってくれたらと思います。

見積Richのお気に入り機能

手軽さが一番。見積Richに慣れていると他のASPでは細かすぎて扱いづらい

－ 現在の見積Richで気に入っている機能などがあれば教えてください。

ともかく、シンプルで使いやすいところは良いなと思います。他のASPにはこの手軽さみたいなところが無いんですよ。この間、ちょっと検収書を出したくて、他のASPをいくつか試してみたのですが、見積Richに慣れていると、逆に細かすぎて扱いづらくて仕方無いんです。たとえば商品登録とか要らないんです。見積Richも付いていますが、使わなくても良いじゃないですか。他社のASPだと商品登録しないと見積に載せられなかったりしたので。
なんといっても、この手軽さというのが一番良いと思います。面倒くさくも無く、難しくも無いのがいいですね。