導入前の課題

膨大なExcel見積書。その中から必要な見積書を探すのがあまりに大変で不便だった。

－ 見積Richを導入される前のご状況をお聞かせください。

弊社自体は、私の父が創業し、私自身はちょうど5年ぐらい前に戻ってきました。戻って来た最初の頃は、Excelで作る見積書でした。私もまずはそれまでの状態を踏襲して作っていたのですが、次第に不便さを感じるようになりました。
弊社の業務は、設備点検業務と清掃業務とあり、見積を作るのは必ずしも営業の人だけではなく、現場業務の人も実際に現場で点検業務を行い、不具合などがあった際に、そのまま現場業務の人が 見積を作るということも頻繁にあるのです。
Excelの頃は、見積書などはどこかのパソコンで共有するというルールにしていたのですが、ファイルの数が膨大になり、欲しい見積を探すのが非常に大変だということをだんだん感じるようになってきました。人によっては、作成した本人のパソコンの中にだけ保存しているということもありました。

導入の経緯

探した中で一番だったのが「見積Rich」。年配の社員の方にも説明し全社導入へ。

－ 見積Richを見つけられ、そして選ばれたポイントは何でしたでしょうか？

その頃、現場で使う点検表などを、クラウド上で作るようになり、予定表もホワイトボードからクラウド上で各自の予定を登録するようになりました。そんな中で見積書もクラウドで出来ないかと思ったのです。
インターネットで色々探した中で、一番イメージに合ったのが見積Richでした。当時は見積Rich以外に無かったかと思います。そして見積Richを探し当てた時に、そのまま「これだっ」と思い、まずは1ユーザー無料だったので登録しました。使い勝手などを確認して、複数ユーザープランに移行し、そこからはおかげさまで業績と共に社員数も増えてきたのに伴ってユーザー数を増やしました。

－ 導入決定から、社内での運用が軌道に乗るまではいかがでしたでしょうか？

弊社は年配の方も多いので、クラウドとなると少々とっつきにくいところも正直ありました。しかし、時代の流れ的には避けて通れないと説明し、まずは私含めて総務の方で使い始めました。ある程度使い勝手や使い方を把握し、私も他の社員に説明できるようになった段階で、各社員に1ユーザーずつ割り当てて全社に導入してきました。ただ、あまり社員が多いわけではないので、導入はわりとスムーズでした。

－ 検討段階から着目されていたのは共有と他にはありましたか？

作った見積が間違い無くみんなで共有出来るという点と、出来た見積書がPDFの形式で出せるという点です。
今の時代、お客様にメールで(見積書を)お送りしますので、それが例えばソフトに依存しているような特殊な形式の見積書だと、お客様のパソコンで開くことが出来ず、わざわざ印刷して郵送しなければならなくなります。
見積Richなら、出力したPDFの見積書を、そのままダイレクトにお客様にお送り出来るという点で、とても使い勝手が良いです。

導入後の効果

全員で見積を共有し、迅速なお客様対応と適正な見積作成で顧客満足と業績の向上に

－ 導入時の課題は解決しましたか？

もちろん。完璧ですね。とくに見積に関しては、もう問題というのは感じません。本当にExcelの時よりも格段に使いやすくなりました。現場の反応もとても良いです。

－ 見積書の共有が改善されて、どのように変わりましたか？

弊社は、お客様に対して関係する色々な部署で見積を作成して対応していますが、たとえば営業が提出した見積について、現場業務の人にお客様から問い合わせがあった際、すぐに見積書が出てこないと困ります。一つの案件に対して提出している見積書が、現場業務も営業も両方共に把握しておく必要があります。
見積Richによって、お客様から問い合わせがあった際のレスポンスが速くなり、お客様の満足度が高まったことが、業績にも反映されているのだと思います。

－ お客様は御社の誰かに問い合わせれば、すぐに答えが返ってくるという環境が(見積Richで)実現されているということですね。

そうですね。それ以外にも見積Richでは、前回の点検の時の見積書を流用して今回の見積を作ります。Excelの頃であれば、同じ内容なのに見積書を作る人によって金額が違うなど、どうしても作業見積では発生することがありました。見積を作成する人の裁量によって違ったりすることがあったのです。前と同じ内容なのに(見積書を)作る人によって値段が違うとなった時に(お客様に)説明ができないということになるのです。

－ お客様にとっては、前の金額を知っているわけですから、不信感に繋がりかねないですよね。

はい。そういうのは防げます。前回の見積書を検索して、その時行った人の見積内容と金額を確認して、それを踏まえて今回の見積書を作るという流れが出来上がっています。

見積Richのお気に入り機能

利益率をきちんと計算してくれるのは楽。小計表示や注文請書にも対応してほしい

－ その他に気に入られている機能があれば教えてください。

利益率をちゃんと計算して出してくれるので、粗利をいくらというのを確実に見積作成時には、頭に入れて行うのですが、Excelの頃だと原価がいくらで単価が・・・と、電卓を叩いていなければならなかったのが、見積Richなら原価や単価を入れれば一発で利益率が出るので、私も確認するのも楽ですし、作るのも楽ですね。
あとは細かい点ですが、ちゃんとロゴを入れられること。見積書としての体裁がとてもキッチリしたものが出来上がり、お客様に提出しても恥ずかしくない形なので、それが気に入っています。

－ 要望などはありますか？

小計の表示や、一枚の見積で規模(行数)の多い見積に対応して欲しいなとは思います。最初の頃は宛名も「御中」だけでしたが、今では「様」などにもできるようになってくれましたので。あと、発注書は出力できるのですが、注文請書があるととても助かります。